Question 1

Qu'est-ce que SMASH Mail et à qui s'adresse le service ?

Accepted Answer

SMASH Mail est un service de messagerie professionnelle qui permet de créer et gérer des adresses email avec votre propre nom de domaine. Conçu pour les TPE/PME, indépendants et associations, il combine simplicité, flexibilité et souveraineté : vos données sont hébergées à Monaco 🇲🇨 dans des infrastructures locales sécurisées. Ce que vous pouvez faire Créer des boîtes mail (ex : contact@votredomaine.com) Envoyer et recevoir des emails Organiser votre messagerie facilement Gérer les accès de votre équipe Pourquoi choisir SMASH Mail plutôt que Gmail ou Outlook Contrairement à Gmail ou Outlook, vos données ne sont pas hébergées à l'étranger. Vous bénéficiez d'une meilleure maîtrise et souveraineté de vos données, d'une gestion centralisée pour votre organisation, ainsi que d'une connexion sécurisée via SSO. La gestion du nom de domaine Pour que SMASH Mail fonctionne correctement, votre nom de domaine doit être géré par nos services : vous pouvez souscrire un nom de domaine via SMASH DNS ou transférer votre domaine existant vers notre offre. Cela nous permet de configurer correctement les emails (MX, sécurité…) et de garantir la délivrabilité.

Question 2

Comment fonctionnent l'abonnement et la facturation SMASH Mail ?

Accepted Answer

SMASH Mail propose une offre mensuelle sans engagement et une offre annuelle avec renouvellement automatique à la date anniversaire. Les deux formules se renouvellent automatiquement et peuvent être ajustées à tout moment depuis votre espace client, avec une facturation proratisée en cas d'ajout de boîtes mail en cours de période. Mensuelle ou annuelle Mensuelle : sans engagement, résiliable à tout moment, facturée chaque mois. Annuelle : engagement d'un an, facturée une fois par an, renouvellement automatique à la date anniversaire. Toutes les boîtes mail d'un même abonnement suivent le même type de facturation : il n'est pas possible de mélanger boîtes mensuelles et annuelles, et toute nouvelle boîte créée sur un abonnement annuel y est automatiquement rattachée. Résiliation et changement de formule En mensuel, la résiliation prend effet avant la prochaine échéance. En annuel, l'engagement reste dû jusqu'à la fin de la période, même en cas de résiliation. Vous pouvez changer de formule à tout moment : le passage à l'annuel s'applique à la prochaine facturation, le passage au mensuel prend effet à la date anniversaire de l'offre annuelle en cours. Pour arrêter votre abonnement, désabonnez les utilisateurs qui n'ont plus besoin d'une boîte mail puis ajustez votre capacité : une fois qu'il n'y a plus de licence active, l'abonnement s'arrête et n'est plus renouvelé. Facturation et remboursements Le prix d'une boîte mail ajoutée en cours d'année est proratisé jusqu'à la prochaine date anniversaire. Aucun remboursement n'est proposé pour les périodes déjà engagées, notamment en annuel.

Question 3

Comment migrer mes emails vers SMASH Mail ?

Accepted Answer

Vous pouvez migrer vos emails vers SMASH Mail directement depuis votre espace Paramètres > Migration de mails. Plusieurs options sont disponibles selon votre fournisseur actuel : Gmail, Office 365/Outlook, tout service compatible IMAP, ou import de fichiers (.eml, archives). La migration peut prendre de quelques minutes à plusieurs heures selon le volume. Depuis Gmail ou Outlook / Microsoft 365 Rendez-vous dans Migration de mails. Cliquez sur « Se connecter à Gmail » ou « Se connecter à Microsoft ». Connectez-vous à votre compte et autorisez l'accès. Lancez la migration. Selon les autorisations accordées, la migration récupère vos emails, vos dossiers, vos contacts et vos calendriers. Vous pouvez continuer à utiliser votre boîte mail pendant toute la durée du processus. Depuis un autre fournisseur (IMAP) Vous pouvez migrer depuis n'importe quel service compatible IMAP (OVH, Gandi, Monaco Telecom, Namebay, iCloud, Yahoo…) via l'option « Connecter via IMAP ». Munissez-vous de votre adresse email actuelle et du mot de passe de cette boîte, sélectionnez votre fournisseur dans la liste (ou « Configuration personnalisée »), saisissez vos identifiants, puis lancez la connexion et la migration. L'IMAP récupère les emails et les dossiers, mais généralement pas les contacts ni les calendriers. Import de fichiers Vous pouvez aussi importer des fichiers .eml ou des archives exportées depuis Thunderbird ou Proton Mail via l'option « Sélectionner des fichiers » - utile si vous changez d'un service non compatible IMAP ou si vous importez une sauvegarde. Bon à savoir Les signatures, règles de tri et paramètres ne sont pas migrés automatiquement : vous devrez les reconfigurer dans SMASH Mail. Il est recommandé de garder votre ancien service actif pendant la migration et de migrer vos emails avant de basculer votre domaine, afin d'éviter toute interruption. Notre équipe support peut vous accompagner via le formulaire de contact ou à contact@smash.mc.

Question 4

Comment utiliser SMASH Mail sur mobile ou dans une application externe ?

Accepted Answer

SMASH Mail ne propose pas d'application mobile à télécharger, mais peut être installé sur votre téléphone comme une application grâce à la technologie Progressive Web App (PWA). Vous pouvez aussi configurer votre boîte mail dans une application tierce compatible IMAP/SMTP (Mail Apple, Outlook, Thunderbird) grâce à un mot de passe d'application dédié. Installer SMASH Mail comme application (PWA) Sur iPhone (Safari) : ouvrez SMASH Mail, appuyez sur Partager, puis « Sur l'écran d'accueil » et validez. Sur Android (Chrome) : ouvrez SMASH Mail, appuyez sur le menu (⋮), puis « Ajouter à l'écran d'accueil » et confirmez. Vous bénéficiez alors d'un accès rapide depuis votre écran d'accueil, d'une interface optimisée pour mobile et des notifications push. Utiliser un client mail tiers (IMAP/SMTP) Comme SMASH Mail utilise une connexion sécurisée (SSO), votre mot de passe principal ne peut pas être utilisé directement dans une application tierce. Vous devez d'abord créer un mot de passe d'application : Ouvrez les paramètres de votre boîte SMASH Mail puis le menu Profil. Rendez-vous dans Mots de passe des applications. Cliquez sur Ajouter un mot de passe, donnez-lui un nom (ex : Outlook Mac, Mail iPhone). Copiez le mot de passe généré : il ne sera affiché qu'une seule fois. Ensuite, dans l'application (Mail Apple, Outlook, Thunderbird…), ajoutez un compte email, saisissez votre adresse complète et, comme mot de passe, utilisez le mot de passe d'application généré - pas votre mot de passe principal. Si la configuration n'est pas automatique, le serveur pour la réception (IMAP) comme pour l'envoi (SMTP) est jmap.smash.mc, avec votre adresse email complète comme nom d'utilisateur. En cas de problème de connexion Vérifiez que vous utilisez bien le mot de passe d'application (et non votre mot de passe principal), que l'adresse email est saisie en entier et que le mot de passe d'application n'a pas été révoqué. Vous pouvez à tout moment supprimer un mot de passe d'application depuis les paramètres de votre boîte mail ; l'application concernée devra alors être reconfigurée avec un nouveau mot de passe.

Question 5

Comment gérer mes boîtes mail et mes licences SMASH Mail ?

Accepted Answer

Chaque boîte mail SMASH correspond à une licence de votre abonnement (1 licence = 1 boîte mail). Vous pouvez ajouter des boîtes mail à tout moment depuis votre espace, et réutiliser une licence libérée en désabonnant un utilisateur pour l'attribuer à quelqu'un d'autre, sans payer de licence supplémentaire. Le système de licences Votre abonnement inclut un certain nombre de licences, qui définit le nombre de boîtes mail et d'utilisateurs pouvant avoir une adresse email. Par exemple, avec 3 licences, vous pouvez créer jusqu'à 3 boîtes mail actives. Si vous atteignez votre capacité maximale, vous ne pouvez plus créer de nouvelle boîte : ajoutez des licences supplémentaires ou libérez-en une en désabonnant un utilisateur. Il n'y a pas de minimum : vous pouvez commencer avec une seule boîte mail. Ajouter ou supprimer une boîte mail Vous pouvez supprimer une boîte mail à tout moment. La licence reste active jusqu'à la fin de la période en cours, sans remboursement. Une fois supprimée, l'accès à la boîte est suspendu et les données sont conservées 10 jours avant suppression définitive. Sur une offre annuelle, toute boîte mail ajoutée est automatiquement rattachée à l'abonnement et facturée jusqu'à la prochaine date anniversaire. Désabonner ou supprimer un utilisateur Désabonner libère une licence tout en conservant temporairement le compte : l'utilisateur perd l'accès et ne peut plus se connecter, mais ses données sont conservées 10 jours. Vous pouvez réattribuer sa licence à un autre utilisateur ou le réabonner à tout moment pour lui rendre l'accès. Supprimer est une action irréversible : le compte et toutes ses données sont définitivement effacés. Désabonnez si l'utilisateur peut revenir plus tard ou si vous souhaitez réutiliser la licence ; supprimez si l'utilisateur ne reviendra plus et que vous souhaitez effacer définitivement ses données.

Question 6

Comment créer un alias ou une adresse supplémentaire ?

Accepted Answer

Vous pouvez créer des adresses génériques avec votre nom de domaine (contact@, info@, support@…), utiles pour centraliser les demandes clients et donner une image professionnelle à votre organisation. Deux options existent : créer une boîte mail dédiée avec sa propre réception, ou utiliser un alias, qui redirige les emails vers une boîte existante - jusqu'à 5 alias par boîte mail. Boîte mail dédiée ou alias : quelle différence ? Une boîte mail est une adresse complète avec sa propre réception, son espace de stockage et un accès de connexion (1 boîte mail = 1 licence). Un alias est une adresse secondaire sans boîte de réception propre, qui redirige simplement les emails vers une boîte existante. Créer un alias Rendez-vous dans Services > Boîte mail. Ouvrez la Gestion des utilisateurs accédant au service. Identifiez la boîte mail concernée puis cliquez sur « Gestion des alias » sur sa ligne. Saisissez uniquement le préfixe souhaité (ex : contact, support…) - le domaine est ajouté automatiquement. Cliquez sur Ajouter pour valider. Un email de notification est automatiquement envoyé à la boîte mail associée pour confirmer la création de l'alias, et tous les emails envoyés à cet alias arrivent ensuite dans la boîte principale. Utiliser son alias Une fois créé, vous pouvez mettre en place des règles de tri pour organiser automatiquement les emails reçus sur l'alias, lui associer une signature spécifique, et l'utiliser pour communiquer avec différents interlocuteurs.

Question 7

Comment créer et personnaliser mes signatures email ?

Accepted Answer

La signature est un bloc ajouté automatiquement à la fin de vos emails. Dans SMASH Mail, vous pouvez la personnaliser librement, créer autant de signatures que nécessaire et les associer à une boîte mail spécifique ou à un alias, pour adapter votre ton selon le contexte (personnel, support, commercial…). Personnaliser sa signature Vous pouvez créer vos signatures de deux façons : en HTML pour une mise en forme avancée, ou en texte simple. Il est possible d'ajouter du texte, d'utiliser du HTML et de formater librement le contenu. Plusieurs signatures Rien ne vous limite à une seule signature : chaque signature peut être associée à une boîte mail spécifique ou à un alias, ce qui vous permet par exemple d'avoir une signature différente pour vos échanges support et vos échanges commerciaux. Modifier ou supprimer Vous pouvez à tout moment modifier une signature existante ou la supprimer.

Question 8

Comment créer une règle de tri automatique ?

Accepted Answer

Les règles de tri permettent de classer automatiquement vos emails selon des conditions que vous définissez, comme l'expéditeur ou le contenu du message. Elles s'appliquent automatiquement aux nouveaux emails, et vous pouvez choisir de les appliquer aussi aux mails existants. Créer une règle Ouvrez les paramètres de votre boîte mail, cliquez sur « Règles de tri » puis sur « Nouvelle règle ». Donnez un nom simple à votre règle (ex : Factures, Newsletters, Clients). Dans « Quand un email arrive et… », définissez les conditions : filtrer par expéditeur, par contenu du message, avec plusieurs conditions possibles (ex : expéditeur contient facture@). Dans « Alors faire ceci », choisissez l'action à effectuer (ex : déplacer vers un dossier). Ajoutez plusieurs actions si besoin (ex : déplacer + marquer comme lu). Activez si besoin l'option « Arrêter les autres règles après celle-ci » pour n'appliquer que cette règle à l'email concerné. Cliquez sur « Enregistrer » pour activer la règle. Exemples de règles utiles Envoyer toutes les factures dans un dossier « Factures ». Trier automatiquement les newsletters. Ranger les emails d'un client dans un dossier dédié. À savoir Vous pouvez modifier ou supprimer une règle de tri à tout moment, sans impacter l'organisation déjà en place dans votre boîte mail.

Question 9

Quelle est la différence entre dossiers et étiquettes ?

Accepted Answer

Un dossier permet de classer un email à un seul endroit : l'email y est déplacé. Une étiquette permet d'associer plusieurs catégories à un même email, qui peut ainsi porter plusieurs étiquettes à la fois (ex : Urgent, Client). Utilisez les dossiers pour votre classement principal et les étiquettes pour des catégories transverses. Dossiers Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que nécessaire. Pour déplacer un email, sélectionnez-le, cliquez sur « Déplacer vers » et choisissez le dossier - l'opération est possible pour plusieurs emails sélectionnés en même temps. Le classement peut aussi être automatisé via les règles de tri, selon l'expéditeur ou le contenu. Un email ne peut être classé que dans un seul dossier à la fois. Étiquettes Une étiquette est un tag que vous ajoutez à un email pour mieux l'organiser ; un même email peut porter plusieurs étiquettes. Pour en ajouter une, sélectionnez l'email, cliquez sur « Étiquettes » puis choisissez ou créez une étiquette. Vous pouvez créer autant d'étiquettes que nécessaire, en supprimer une (sans que les emails associés soient supprimés), et les combiner avec des règles automatiques pour les appliquer sans action manuelle. À savoir Si un email a disparu de votre boîte de réception, il a probablement été déplacé dans un dossier ou filtré par une règle. Pour retrouver un même email dans plusieurs catégories sans le dupliquer, utilisez les étiquettes plutôt que les dossiers.

Question 10

Comment utiliser les favoris dans SMASH Mail ?

Accepted Answer

Les favoris permettent d'accéder rapidement à vos éléments importants : vous pouvez ajouter en favori un email ou un dossier, pour retrouver facilement une information sans chercher dans toute votre boîte mail. Un favori est simplement un raccourci, il n'organise pas vos emails comme le fait un dossier. Ajouter un élément en favori Pour un email : cliquez sur l'icône ⭐ associée au message, il est immédiatement ajouté à vos favoris. Pour un dossier : cliquez sur les trois points à droite du dossier puis sélectionnez « Ajouter aux favoris ». Encore plus simple : faites un clic droit sur un email ou un dossier, puis cliquez sur « Ajouter aux favoris ». Vous retrouvez ensuite tous vos favoris dans la section Favoris, dans le menu à gauche de votre interface. Favori et dossier : quelle différence Un dossier sert à organiser vos emails, tandis qu'un favori sert à accéder rapidement à un élément déjà classé. Ajouter un email en favori ne le déplace pas : il reste à son emplacement d'origine. Vous pouvez retirer un élément des favoris à tout moment, sans le supprimer.

Question 11

Comment configurer mes notifications SMASH Mail ?

Accepted Answer

Les notifications vous permettent d'être informé immédiatement lorsque vous recevez un nouvel email, même si vous n'êtes pas en train de consulter votre boîte mail. Trois types sont disponibles : notifications du navigateur, son de notification et notifications push, chacun réglable indépendamment depuis vos paramètres. Types de notifications Notifications du navigateur : une alerte s'affiche sur votre ordinateur dès réception d'un nouvel email, même si l'onglet SMASH Mail n'est pas actif. Son de notification : un son est joué à chaque nouvel email ; vous pouvez l'activer/désactiver, en choisir un et ajuster le volume. Notifications push : elles vous alertent même lorsque l'application est fermée, pour rester informé en temps réel. Tester et désactiver ses notifications Vous pouvez tester l'affichage des notifications et le son pour vérifier que tout fonctionne correctement, ou désactiver complètement les notifications visuelles, sonores et push si vous préférez garder le contrôle total sur vos alertes. Je ne reçois pas de notifications Plusieurs raisons sont possibles : les notifications ne sont pas activées dans SMASH Mail, elles sont bloquées par votre navigateur, ou les notifications push ne sont pas autorisées sur votre appareil. Vérifiez vos paramètres et autorisations navigateur.

Question 12

Comment programmer l'envoi d'un email ?

Accepted Answer

Vous pouvez programmer l'envoi d'un email à une date et une heure précises : le message est automatiquement envoyé au moment choisi, jusqu'à 7 jours à l'avance. Même si vous êtes hors ligne au moment prévu, l'envoi se fait automatiquement par le système. Programmer un envoi Rédigez votre email. Cliquez sur « Programmer » au lieu d'envoyer immédiatement. Choisissez une date et une heure. Cliquez sur Confirmer. Vous pouvez programmer autant d'emails que nécessaire, et retrouver l'ensemble de vos envois différés dans la section « Programmés ». Modifier ou annuler un envoi programmé Tant que l'email n'a pas été envoyé, vous pouvez le modifier, changer la date d'envoi, ou l'annuler à tout moment avant la date prévue - l'email ne sera alors pas envoyé.

Question 13

Puis-je annuler l'envoi d'un email juste après l'avoir envoyé ?

Accepted Answer

Oui : après avoir cliqué sur « Envoyer », vous disposez de trois secondes pour annuler l'envoi. Un message s'affiche avec le statut « Envoi en cours… » accompagné d'un bouton « Annuler », le temps de ce court délai. Le délai d'annulation Dès l'envoi, un compte à rebours de trois secondes démarre. Pendant ce délai, vous pouvez cliquer sur « Annuler ». Passé ce délai, l'email est définitivement envoyé et ne peut plus être rappelé. Que se passe-t-il si j'annule L'email n'est pas envoyé et vous revenez dans votre éditeur. Vous pouvez alors le modifier, le corriger, ou l'envoyer plus tard.

Question 14

Comment utiliser le calendrier SMASH Mail ?

Accepted Answer

SMASH Mail permet de gérer vos événements et rendez-vous directement depuis votre espace : création d'événements, invitation de participants, partage avec des collaborateurs et import d'un calendrier existant. Vos données de calendrier sont hébergées à Monaco, dans des infrastructures sécurisées. Créer et gérer des événements Vous pouvez créer des événements en définissant une date, une heure, une description, et en recevant des rappels. Pour inviter d'autres personnes, ajoutez leur adresse email : elles recevront une invitation qu'elles pourront accepter ou refuser. Vous pouvez également importer vos événements existants via un fichier .ics. Partager son calendrier Ouvrez votre calendrier. Cliquez sur « Partager le calendrier ». Saisissez l'adresse email de la personne à ajouter, puis cliquez sur Ajouter. Choisissez son niveau d'accès. Cliquez sur Enregistrer. Niveaux d'accès 👁 Lecteur : peut uniquement voir les événements. ✏️ Éditeur : peut créer et modifier les événements. 🔑 Admin : a tous les droits, y compris la suppression du calendrier. Vous pouvez modifier le niveau d'accès d'un utilisateur ou le retirer du partage à tout moment. Seules les personnes que vous avez ajoutées peuvent accéder à votre calendrier : vous gardez le contrôle total.

Question 15

Comment gérer mes contacts et créer des groupes ?

Accepted Answer

Vous pouvez créer et organiser vos contacts directement dans votre espace SMASH Mail : ajout, modification, suppression, et utilisation automatique lors de la rédaction d'emails (auto-complétion des adresses). Vos contacts sont hébergés à Monaco, garantissant la souveraineté et la sécurité de vos données. Gérer ses contacts Vous pouvez importer vos contacts depuis un fichier .vcf / vCard. L'export n'est pas encore disponible, mais cette fonctionnalité sera prochainement ajoutée. Vos contacts sont automatiquement proposés lors de la rédaction d'emails grâce à l'auto-complétion des adresses. Créer un groupe de contacts Les groupes permettent d'organiser vos destinataires par catégorie (ex : Équipe, Clients, Fournisseurs, Partenaires), sans limite de contacts par groupe. Rendez-vous dans Contacts. Cliquez sur Créer un groupe. Donnez un nom au groupe. Sélectionnez les contacts à ajouter. Enregistrez. Vous pouvez à tout moment ajouter ou retirer des contacts, modifier le nom d'un groupe, ou le supprimer - cela ne supprime pas les contacts eux-mêmes. Vous pouvez créer autant de groupes que nécessaire. Utiliser un groupe pour envoyer un email Lors de la rédaction d'un email, saisissez le nom du groupe : tous ses contacts seront automatiquement ajoutés en destinataires, ce qui vous fait gagner du temps pour vos envois à plusieurs personnes.