Question 1

Qu'est-ce que SMASH Drive et comment y accéder ?

Accepted Answer

SMASH Drive est l'espace de stockage de fichiers de SMASH, hébergé à Monaco. Il est intégré à l'application SMASH, à côté du courrier, de l'agenda et des contacts : vous y déposez vos documents, les rangez dans des dossiers, les modifiez en ligne et les partagez avec d'autres utilisateurs de SMASH Drive. Ouvrir le Drive Connectez-vous à mail.smash.mc. En bas de la barre latérale, repérez la rangée d'icônes des applications. Cliquez sur le logo SMASH Drive : son nom, « Drive », s'affiche quand vous le survolez. Sur téléphone, ouvrez d'abord le menu latéral pour faire apparaître cette rangée. Vous pouvez aussi aller directement à l'adresse mail.smash.mc/drive. Pour revenir au courrier, la même rangée affiche, dans le Drive, le logo SMASH Mail. Si l'icône du Drive n'apparaît pas L'accès au Drive est attribué à chaque utilisateur par l'administrateur de votre organisation. Tant qu'il ne vous a pas été donné, l'icône n'apparaît pas, et l'adresse du Drive vous ramène au courrier. Demandez à votre administrateur de vous l'attribuer : la marche à suivre est décrite dans Comment gérer les rôles et l'accès aux services d'un utilisateur ? Le tour de la barre latérale « Mes fichiers » - vos fichiers et vos dossiers. C'est ici que vous déposez et rangez vos documents. « Favoris » - ce que vous avez marqué d'une étoile, pour le retrouver en un clic. « Récents » - les 50 fichiers de votre Drive modifiés le plus récemment. « Partagés par moi » - les fichiers et dossiers que vous avez partagés avec d'autres personnes. « Partagés avec moi » - ce que d'autres personnes ont partagé avec vous ; une pastille indique leur nombre et passe en couleur quand il y a du nouveau. « Corbeille » - les éléments supprimés, que vous pouvez encore restaurer. Tout en bas, une jauge indique l'espace que vous utilisez : voir Combien d'espace ai-je et comment le suivre ? Pour commencer Comment déposer des fichiers ou un dossier entier ? Comment partager un fichier ou un dossier ?

Question 2

Combien d'espace ai-je et comment le suivre ?

Accepted Answer

Chaque utilisateur dispose de 50 Go, partagés entre ses e-mails et ses fichiers SMASH Drive. Une jauge, en bas de la barre latérale du Drive, vous indique à tout moment la place prise par vos fichiers. Lire la jauge La jauge affiche la place prise par vos fichiers sur ces 50 Go, avec un pourcentage. Elle ne compte pas vos e-mails : s'ils occupent beaucoup de place, il vous en reste moins qu'elle ne l'indique. Sa couleur change à mesure que l'espace se remplit : à partir de 75 %, elle passe à l'orange avec le message « Espace bientôt plein » ; à partir de 90 %, elle passe au rouge avec le message « Espace presque plein, libérez de la place ». Sur téléphone, elle se trouve en bas du menu latéral, que vous ouvrez avec le bouton ☰ en haut à gauche. Ce qui compte dans votre espace vos e-mails, pièces jointes comprises ; tous vos fichiers, quel que soit le dossier où ils sont rangés ; les fichiers de la « Corbeille » : un fichier mis à la corbeille occupe toujours de la place, tant qu'il n'a pas été supprimé définitivement. Les fichiers que d'autres personnes partagent avec vous ne sont pas comptés : ils restent dans le Drive de leur propriétaire. À l'inverse, les fichiers que vos collaborateurs déposent dans un de vos dossiers partagés comptent dans votre espace. Libérer de la place Ouvrez la « Corbeille » dans la barre latérale. Supprimez les éléments dont vous n'avez plus besoin avec « Supprimer définitivement », ou tout d'un coup avec « Vider la corbeille ». Attention : cette suppression est irréversible. Pour garder un gros fichier sans qu'il occupe votre Drive, téléchargez-le d'abord sur votre ordinateur (voir Comment télécharger un fichier, un dossier ou plusieurs éléments ?), puis mettez-le à la corbeille et supprimez-le définitivement. Quand l'espace manque Avant chaque envoi, le Drive vérifie qu'il vous reste assez de place pour l'ensemble des fichiers déposés. Sinon, l'envoi est refusé avant de commencer, avec le message « Upload refusé : dépasse votre quota Drive de 50 Go », et aucun fichier n'est déposé. Libérez de la place, ou déposez vos fichiers en plusieurs fois. Comme cette vérification ne compte que vos fichiers, un envoi peut aussi être refusé alors que la jauge n'est pas pleine, si vos e-mails occupent une grande partie des 50 Go. Libérez alors de la place dans votre messagerie ou dans le Drive. Pour tout savoir sur la corbeille, voir Comment fonctionne la corbeille ?

Question 3

Comment déposer des fichiers ou un dossier entier ?

Accepted Answer

Ouvrez le dossier de destination, puis cliquez sur « Déposer des fichiers » ou « Déposer un dossier », ou faites glisser vos fichiers dans le Drive. Chaque fichier peut peser jusqu'à 1 Go. Avec les boutons Sur un grand écran, les boutons « Déposer des fichiers » et « Déposer un dossier » s'affichent en haut de la liste. Sur un écran plus étroit, ou quand le panneau « Détails » est ouvert, ils deviennent de simples icônes : leur nom apparaît au survol. Sur téléphone, touchez le bouton rond + en bas à droite, puis « Déposer des fichiers ». Par glisser-déposer Faites glisser des fichiers, ou un dossier entier, depuis votre ordinateur jusque dans la liste du Drive. Le message « Glissez des fichiers ici pour les déposer » confirme que vous pouvez relâcher : les fichiers arrivent dans le dossier ouvert. Déposer un dossier entier Le Drive recrée le dossier avec tous ses sous-dossiers, à l'identique. Si un dossier du même nom existe déjà à cet endroit, les deux ne sont pas fusionnés : le nouveau prend le suffixe « -1 ». Certains noms peuvent aussi être simplifiés : voir Pourquoi le nom de mon fichier a-t-il changé ? Suivre l'envoi Un panneau s'ouvre en bas à droite, avec la progression de chaque fichier : « Téléversement 3/10 » pendant l'envoi, « En file d'attente » pour les fichiers qui attendent leur tour. Il se ferme seul quelques secondes après la fin si tout s'est bien passé, et reste ouvert en cas d'erreur. Ne fermez pas ce panneau et ne quittez pas le Drive avant la fin. La croix du panneau, le passage au Mail ou aux Paramètres, ou la fermeture de l'onglet annulent les envois en cours. Les fichiers déjà terminés restent dans le Drive ; les autres sont à redéposer. Si le serveur est occupé Lors d'un gros envoi, le panneau peut afficher « En pause, reprise dans 10s » : le Drive patiente, puis reprend tout seul. Une erreur passagère du serveur est elle aussi retentée automatiquement. En revanche, si votre connexion est coupée pendant l'envoi, le fichier passe en « Échec du téléversement » : redéposez-le une fois la connexion revenue. Si l'attente se prolonge trop, les fichiers restants indiquent « Téléversement interrompu, réessayez dans quelques instants » : redéposez-les un peu plus tard. Les limites 1 Go par fichier : au-delà, le fichier est refusé et sa ligne s'affiche en rouge dans le panneau. Votre espace : un envoi qui dépasse la place restante est refusé avant de commencer. Voir Combien d'espace ai-je et comment le suivre ? Dossier partagé en lecture : avec le rôle « Lecteur », les boutons de dépôt n'apparaissent pas. Voir Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?

Question 4

Pourquoi le nom de mon fichier a-t-il changé ?

Accepted Answer

Rassurez-vous : seul le nom a changé, le contenu de votre fichier est intact. SMASH Drive simplifie automatiquement les noms de fichiers et de dossiers, pour qu'ils restent ouvrables et téléchargeables par toutes les personnes avec qui vous les partagez. Les règles appliquées les accents sont retirés : « é » devient « e », « à » devient « a », « ç » devient « c » ; les espaces sont remplacés par un trait de soulignement « _ » ; les parenthèses, les apostrophes et les autres caractères spéciaux (& # ° € …) sont supprimés ; les lettres sans accent, les chiffres, les tirets « - », les points et les « _ » sont conservés, tout comme l'extension (.pdf, .docx…). Quelques exemples : « Compte rendu d'assemblée générale.docx » devient « Compte_rendu_dassemblee_generale.docx » ; « Devis été 2026 (v2).xlsx » devient « Devis_ete_2026_v2.xlsx » ; « Facture n°12 & co.pdf » devient « Facture_n12_co.pdf ». Un nom déjà simple, comme « rapport-final.pdf », ne change pas. Quand cela se produit quand vous déposez un fichier ou un dossier, sous-dossiers compris ; quand vous enregistrez dans le Drive une pièce jointe reçue par e-mail ; quand vous créez un dossier ou un document ; quand vous renommez un fichier ou un dossier. À l'envoi, le Drive ne vous prévient pas : l'élément apparaît directement sous son nouveau nom. Quand vous renommez un élément ou créez un dossier, un avertissement peut s'afficher sous le nom saisi : vous pouvez valider, le nom sera simplifié selon ces règles. Pourquoi « -1 » ou « -2 » à la fin du nom ? Deux éléments d'un même dossier ne peuvent pas porter le même nom. Rien n'est écrasé pour autant : à l'envoi, si le nom existe déjà, le Drive garde les deux fichiers et numérote le nouveau : « Devis_ete_2026_v2-1.xlsx », puis « -2 », etc. ; pour un nouveau document, le second « Document.docx » s'appelle « Document-2.docx » ; pour une copie dans le même dossier, le nom prend le suffixe « -copy » ; au renommage, si le nom est déjà pris, le Drive refuse avec le message « Le renommage a échoué. Ce nom est peut-être déjà utilisé dans ce dossier. » : choisissez-en un autre. Pour renommer, déplacer ou copier vos fichiers, voir Comment créer, renommer, déplacer ou copier des fichiers et des dossiers ?

Question 5

Comment créer, renommer, déplacer ou copier des fichiers et des dossiers ?

Accepted Answer

Tout passe par le menu d'un élément : faites un clic droit dessus, ou cliquez sur les trois points ⋮ au bout de sa ligne. Ces actions figurent aussi dans le panneau « Détails », qui s'ouvre quand vous cliquez sur un fichier. Elles n'apparaissent que sur les éléments que vous avez le droit de modifier. Créer un dossier Cliquez sur « Nouveau dossier » en haut de la liste (sur un écran étroit, c'est une icône dont le nom s'affiche au survol ; sur téléphone, passez par le bouton rond + en bas à droite). Saisissez le nom, puis cliquez sur « Créer ». Le dossier est créé dans le dossier ouvert. Renommer Menu de l'élément › « Renommer », modifiez le nom, puis validez. Gardez l'extension à la fin du nom (.pdf, .docx…) : c'est elle qui permet au Drive d'afficher l'aperçu et d'ouvrir l'éditeur. Déplacer Menu de l'élément › « Déplacer ». Dans la fenêtre, cliquez sur le dossier de destination (double-cliquez pour entrer dans un sous-dossier, la flèche pour revenir en arrière), puis sur « Déplacer ici ». Sur ordinateur, vous pouvez aussi glisser l'élément sur un dossier de la liste, ou sur « Mes fichiers » dans la barre latérale pour le ramener à la racine. Un élément déplacé dans un dossier partagé devient accessible aux mêmes personnes que ce dossier : ses partages précédents sont remplacés par ceux du dossier. À l'inverse, sortir un élément d'un dossier partagé ne lui retire pas ses partages : voir Comment retirer l'accès à un fichier partagé ?. Copier Menu du fichier › « Copier », depuis le dossier qui contient le fichier. La copie apparaît dans le même dossier, avec « -copy » avant l'extension : « Devis_2025.pdf » devient « Devis_2025-copy.pdf ». Seuls les fichiers se copient, pas les dossiers. Agir sur plusieurs éléments à la fois Cochez la case qui apparaît au survol d'une ligne, ou cliquez en maintenant Ctrl (Cmd sur Mac) ; Maj + clic sélectionne toute une plage. Sur téléphone : ⋮ › « Sélectionner ». Une barre s'affiche en bas avec « Télécharger », « Déplacer », « Copier », « Partager » et « Mettre à la corbeille ». « Copier » ne copie que les fichiers de la sélection. Les règles de nom un nom est obligatoire : « Le nom est obligatoire » ; 255 caractères au plus : « Le nom ne peut pas dépasser 255 caractères » ; pas de barre oblique ni de barre oblique inversée : « Le nom ne peut pas contenir / \ ou des caractères de contrôle » ; les noms « . » et « .. » sont refusés : « Ce nom est réservé » ; deux éléments d'un même dossier ne peuvent pas porter le même nom : « Le renommage a échoué. Ce nom est peut-être déjà utilisé dans ce dossier. » Un avertissement orange signale aussi les espaces, parenthèses et autres caractères spéciaux : il ne bloque pas, le Drive adapte le nom automatiquement. Voir Pourquoi le nom de mon fichier a-t-il changé ?

Question 6

Comment retrouver un fichier ?

Accepted Answer

Tapez une partie de son nom dans le champ « Rechercher des fichiers... », en haut du Drive. Dès deux caractères, la recherche parcourt tout votre Drive, sous-dossiers compris. Elle porte sur le nom des fichiers et des dossiers, pas sur leur contenu. Elle ne couvre pas le contenu des dossiers que d'autres personnes vous ont partagés. Les noms sont enregistrés sans accents ni espaces (voir Pourquoi le nom de mon fichier a-t-il changé ?) : cherchez un seul mot, sans accent, par exemple « reunion » plutôt que « réunion ». Filtrer par type ou par date Dans « Mes fichiers » et dans les dossiers que vous ouvrez, le bouton « Filtres » (l'entonnoir, à côté de la recherche) affiche deux réglages : « Type » : « Images », « Documents », « Vidéos », « Audio », « Archives », « Autres ». Vous pouvez en combiner plusieurs ; le Drive montre alors tous les fichiers correspondants du dossier ouvert et de ses sous-dossiers. « Date », selon la dernière modification : « Toutes les dates », « Aujourd'hui », « 7 derniers jours », « Ce mois », « Cette année ». « Réinitialiser les filtres » les retire tous. Trier la liste En vue liste, sur ordinateur, cliquez sur l'en-tête « Nom », « Taille » ou « Modifié » ; un second clic inverse l'ordre. Les dossiers restent toujours en tête, et votre tri est conservé sur cet appareil. Favoris et Récents « Favoris » : sur ordinateur, cliquez sur l'étoile qui apparaît au survol d'une ligne ; partout, choisissez « Ajouter aux favoris » dans le menu ⋮ d'un fichier ou d'un dossier. Vos favoris vous suivent sur tous vos appareils. « Récents » : les 50 fichiers de votre Drive modifiés le plus récemment. Ils s'affichent dans l'ordre de tri choisi (par nom, par défaut) : pour voir les plus récents en premier, triez par « Modifié », en vue liste sur ordinateur. Un fichier qu'une autre personne vous a partagé se retrouve dans « Partagés avec moi » : voir Où retrouver les fichiers qu'on m'a partagés ? Liste ou grille Les boutons « Vue liste » et « Vue grille », à droite de la recherche, changent l'affichage. Vous pouvez aussi le régler dans « Paramètres » › « Apparence » › « Affichage du Drive » : c'est le seul moyen sur téléphone. Ce choix est mémorisé sur l'appareil.

Question 7

Comment télécharger un fichier, un dossier ou plusieurs éléments ?

Accepted Answer

Un fichier se télécharge tel quel ; un dossier ou plusieurs éléments arrivent regroupés dans une archive ZIP. Le téléchargement est enregistré à l'endroit habituel de votre navigateur. Un fichier Faites un clic droit sur le fichier (ou cliquez sur ⋮), puis sur « Télécharger ». Le même bouton se trouve dans le panneau « Détails », qui s'ouvre quand vous cliquez sur le fichier. Un dossier Dans le menu du dossier, choisissez « Télécharger (ZIP) ». Vous obtenez une archive au nom du dossier, par exemple « Factures.zip », qui conserve l'arborescence de ses fichiers. Un dossier sans aucun fichier ne produit pas d'archive : le message « Aucun fichier à télécharger » s'affiche. Plusieurs éléments Sélectionnez-les : cochez la case qui apparaît au survol d'une ligne, ou cliquez en maintenant Ctrl (Cmd sur Mac). Sur téléphone : ⋮ › « Sélectionner ». Dans la barre qui s'affiche en bas, cliquez sur « Télécharger ». L'archive porte la date du jour, par exemple « smash-drive-2026-10-14.zip ». Les dossiers sélectionnés y figurent avec tout leur contenu. Si votre sélection ne compte qu'un seul fichier, il est téléchargé directement, sans archive. Dans la liste « Partagés avec moi », cette barre n'apparaît pas : téléchargez les éléments un par un, ou ouvrez le dossier partagé, où la sélection multiple fonctionne normalement. Pendant la préparation de l'archive C'est votre navigateur qui assemble l'archive. Un encart « Préparation de l'archive » affiche le nombre de fichiers déjà traités et le pourcentage d'avancement. Gardez la page ouverte jusqu'à ce que le téléchargement démarre. Qui peut télécharger ? Toute personne qui a accès à un fichier ou à un dossier peut le télécharger, y compris avec le rôle « Lecteur ». Voir Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?

Question 8

Comment fonctionne la corbeille ?

Accepted Answer

Un élément supprimé part d'abord dans la « Corbeille », d'où vous pouvez le restaurer. Il n'en sort que si vous le supprimez définitivement : rien n'est effacé automatiquement. Mettre à la corbeille Faites un clic droit sur l'élément (ou cliquez sur ⋮), puis sur « Mettre à la corbeille ». Pour plusieurs éléments, sélectionnez-les et utilisez le même bouton dans la barre du bas. La « Corbeille » se trouve dans la barre latérale ; le chiffre à côté indique le nombre d'éléments qu'elle contient. Attention aux éléments partagés Mettre à la corbeille un élément partagé retire l'accès à toutes les personnes avec qui il était partagé. Par le menu, le panneau « Détails » ou la barre d'actions, le Drive vous le rappelle avant de continuer : « 1 élément(s) partagé(s) : les mettre à la corbeille retirera aussi l'accès à vos collaborateurs. Continuer ? » Les touches Suppr et Retour arrière, elles, mettent l'élément sélectionné à la corbeille sans rien demander. Si vous restaurez ensuite l'élément, ses partages ne reviennent pas : il faudra le partager de nouveau. Voir Comment partager un fichier ou un dossier ? Restaurer Dans la « Corbeille », cliquez sur l'élément, puis sur « Restaurer » (l'option figure aussi dans son menu). Il retrouve son nom et revient dans son dossier d'origine ; si ce dossier n'existe plus, il revient à la racine de « Mes fichiers ». Le dossier d'origine est retenu par l'appareil sur lequel vous avez supprimé l'élément : si vous le restaurez depuis un autre appareil, il revient à la racine. Supprimer définitivement « Supprimer définitivement » efface un élément de la corbeille, après une confirmation qui précise : « Cette action est irréversible. » « Vider la corbeille », en haut de la « Corbeille », efface tout son contenu, après confirmation. Un élément supprimé définitivement ne peut plus être restauré. La corbeille occupe de l'espace Les éléments de la corbeille comptent dans votre espace de stockage. Pour libérer de la place, supprimez-les définitivement ou videz la corbeille. Voir Combien d'espace ai-je et comment le suivre ?

Question 9

Quels fichiers puis-je prévisualiser ?

Accepted Answer

Cliquez une fois sur un fichier : le panneau « Détails » s'ouvre et affiche son aperçu, sans que vous ayez à le télécharger. Sur un grand écran, il s'ouvre à droite de la liste ; sur un écran plus petit, il occupe toute la largeur. Les fichiers que vous pouvez prévisualiser Images (JPG, PNG, GIF, WebP…) : jusqu'à 100 Mo. PDF : la première page, jusqu'à 15 Mo. Vidéos (MP4, WebM…) : lecture dans le panneau, jusqu'à 100 Mo. La vidéo se charge en entier avant de démarrer : pour un gros fichier, patientez quelques secondes. Fichiers texte (TXT, CSV, MD, JSON, XML, LOG) : jusqu'à 2 Mo. Au-delà de ces tailles, le panneau affiche « Fichier trop volumineux pour l'aperçu » : téléchargez le fichier pour l'ouvrir sur votre appareil (voir Comment télécharger un fichier, un dossier ou plusieurs éléments ?). Les autres formats n'ont pas d'aperçu : le panneau indique en général « Aperçu non disponible ». Les documents Word, Excel et PowerPoint Ils n'ont pas d'aperçu dans le panneau : ils s'ouvrent dans l'éditeur en ligne, d'un double-clic ou avec le bouton « Modifier » (« Ouvrir dans l'éditeur » si vous pouvez seulement les consulter). Voir Comment créer et modifier un document Word, Excel ou PowerPoint en ligne ? Ce que montre le panneau « Détails » le nom du fichier ; dans « Partagés avec moi », « Partagé par » suivi du nom du propriétaire du fichier ; pour un fichier partagé, « Partagé avec 1 personne » ou « Partagé avec 3 personnes », par exemple : si vous pouvez gérer ses accès, un clic dessus les ouvre ; « Taille », « Créé » et « Modifié » : le poids du fichier, sa date de création et sa date de dernière modification ; les actions disponibles selon vos droits : favoris, téléchargement, partage, « Copier le lien », copie, renommage, déplacement et mise à la corbeille. Pour un dossier, choisissez « Détails » dans son menu ⋮ : le panneau affiche son nom et ses dates, sans aperçu.

Question 10

Comment créer et modifier un document Word, Excel ou PowerPoint en ligne ?

Accepted Answer

Double-cliquez sur le document dans votre Drive : il s'ouvre dans l'éditeur en ligne, dans un nouvel onglet. Vous le modifiez comme dans Word, Excel ou PowerPoint, sans rien installer, et vos modifications sont enregistrées automatiquement. Ouvrir un document double-cliquez sur le fichier ; ou faites un clic droit sur le fichier (ou cliquez sur son bouton ⋮), puis « Modifier » ; ou cliquez une fois sur le fichier pour afficher ses « Détails », puis cliquez sur « Modifier ». L'éditeur ouvre les documents Word (.docx), les classeurs Excel (.xlsx) et les présentations PowerPoint (.pptx). Les fichiers LibreOffice (.odt, .ods, .odp) s'y ouvrent et s'y modifient aussi. Créer un nouveau document Dans « Mes fichiers » ou dans l'un de vos dossiers, cliquez sur « Nouveau document », puis choisissez « Document », « Tableur » ou « Présentation ». Sur un écran moins large, ce bouton devient une icône : survolez-la pour lire son nom. Sur téléphone, il se trouve dans le bouton + (voir Puis-je utiliser le Drive sur mon téléphone ?). Le document est créé dans le dossier ouvert, sous un nom provisoire comme « Document.docx », et s'ouvre aussitôt dans l'éditeur. Si rien ne s'ouvre, votre navigateur a peut-être bloqué l'onglet : le document est bien créé dans le dossier, double-cliquez dessus. Enregistrement et nom du document Inutile d'enregistrer : vos modifications le sont automatiquement. En haut de l'éditeur, « Modifié » s'affiche pendant que vous travaillez, puis « Enregistré ». Pour renommer un document qui vous appartient, cliquez sur son nom en haut de l'éditeur, tapez le nouveau nom, puis appuyez sur Entrée. L'extension (.docx, .xlsx…) est conservée. Certains caractères peuvent être remplacés : voir Pourquoi le nom de mon fichier a-t-il changé ?. Quitter l'éditeur Cliquez sur la croix « Retour au Drive », en haut à droite : l'onglet de l'éditeur se ferme et vous retrouvez votre Drive. Fermez l'éditeur dès que vous avez terminé : c'est à la fermeture que le fichier du Drive (aperçu, téléchargement) est mis à jour. Si vous êtes « Lecteur » Pour un document partagé avec vous en lecture seule, « Ouvrir dans l'éditeur » remplace « Modifier » : vous consultez le document sans pouvoir le changer. Voir Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?.

Question 11

Peut-on modifier un document à plusieurs en même temps ?

Accepted Answer

Oui. Plusieurs personnes peuvent modifier en même temps le même document Word, Excel ou PowerPoint : chacun voit les modifications des autres s'afficher en direct. Partager le document avec le bon rôle Pour modifier le document, chaque personne doit y avoir accès avec le rôle « Éditeur » (ou « Co-propriétaire »). Avec le rôle « Lecteur », elle peut seulement le consulter : elle l'ouvre avec « Ouvrir dans l'éditeur », sans pouvoir le changer. Voir Comment partager un fichier ou un dossier ? et Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?. Si vous êtes propriétaire ou co-propriétaire du document, vous pouvez aussi le partager sans quitter l'éditeur, avec l'icône « Partager » de la barre du haut. Chacun ouvre le document depuis son Drive le propriétaire, depuis « Mes fichiers » ; les autres, depuis « Partagés avec moi », ou depuis le dossier partagé qui contient le document. Un double-clic ou « Modifier » ouvre l'éditeur. Toutes les personnes qui ont ouvert le document travaillent ensemble sur la même version. Travailler ensemble Les modifications de chacun apparaissent en direct chez les autres. L'éditeur indique combien de personnes ont le document ouvert, avec l'adresse e-mail de chacune : vous savez qui travaille sur le document en même temps que vous. L'éditeur propose aussi ses outils de travail à plusieurs, comme les commentaires et le suivi des modifications. Fermez le document quand vous avez terminé Le fichier enregistré dans le Drive, celui que montrent l'aperçu et le téléchargement, est mis à jour quand tous les participants ont fermé le document. Tant qu'une personne le garde ouvert, l'aperçu et le téléchargement peuvent encore donner la version d'avant. Ceux qui ouvrent le document dans l'éditeur voient, eux, la version en cours. Prenez donc l'habitude de fermer l'éditeur avec la croix « Retour au Drive » dès que vous avez fini, surtout si quelqu'un attend le fichier pour le télécharger ou l'envoyer.

Question 12

Comment partager un fichier ou un dossier ?

Accepted Answer

Faites un clic droit sur l'élément (ou utilisez son bouton ⋮), choisissez « Partager », ajoutez la personne, puis cliquez sur « Enregistrer ». Rien n'est appliqué avant l'enregistrement : « Annuler » abandonne toutes vos modifications. Partager pas à pas Ouvrez la fenêtre de partage : clic droit sur le fichier ou le dossier, puis « Partager ». Le même bouton figure dans le panneau « Détails » de l'élément. Dans le champ « Adresse email... », commencez à taper : dès deux caractères, SMASH vous suggère des personnes de vos contacts. Cliquez sur un nom pour l'ajouter, ou saisissez l'adresse principale complète de la personne puis cliquez sur « Inviter ». La personne apparaît dans « Personnes ayant accès » avec le rôle « Lecteur ». Cliquez sur ce rôle pour en choisir un autre : voir Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?. Laissez cochée la case « Prévenir par email » pour que chaque personne ajoutée reçoive son propre e-mail ; vous pouvez y ajouter un mot dans le champ « Message (optionnel) ». L'e-mail part de votre propre adresse. Cliquez sur « Enregistrer ». Si vous partagez un fichier rangé dans un dossier, la personne voit aussi le nom de ce dossier, mais pas les autres fichiers qu'il contient. Le partage ne fonctionne qu'avec des personnes qui disposent de SMASH Drive : voir Puis-je partager avec une personne extérieure à mon organisation ?. Partager un dossier Partager un dossier partage aussi son contenu. Quand des éléments du dossier n'ont pas les mêmes partages que lui (par exemple la première fois que vous partagez un dossier déjà rempli), la fenêtre « Remplacer les partages personnalisés ? » s'affiche : « Remplacer » applique le partage du dossier à tout ce qu'il contient : c'est le choix à faire pour que la personne voie les fichiers du dossier ; « Garder les partages actuels » partage le dossier, mais laisse son contenu tel qu'il était : la personne n'accède qu'aux éléments qui lui étaient déjà partagés. Partager plusieurs éléments à la fois Sélectionnez les éléments, puis cliquez sur « Partager » (ou « Gérer les accès » s'ils sont tous déjà partagés) dans la barre d'actions. Ajoutez chaque personne avec le bouton « + », choisissez son rôle, puis cliquez sur « Enregistrer » : le partage s'applique à chaque élément sélectionné. Et « Copier le lien » ? Le bouton « Copier le lien » du panneau « Détails » copie l'adresse de l'élément dans SMASH Drive. Ce n'est pas un lien public : il ne s'ouvre que pour les personnes qui ont déjà accès. Un autre utilisateur de SMASH Drive voit la page « Vous n'avez pas accès à ce fichier » et peut vous demander l'accès. Pour donner accès, il faut donc partager.

Question 13

Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?

Accepted Answer

Le rôle fixe ce que la personne peut faire de ce que vous lui partagez : consulter (« Lecteur »), modifier (« Éditeur »), ou modifier et partager à son tour (« Co-propriétaire »). Toute personne que vous ajoutez reçoit d'abord le rôle « Lecteur » ; vous pouvez le changer avant d'enregistrer. Les trois rôles « Lecteur » : « Peut consulter et télécharger ». La personne ouvre l'élément, le voit en aperçu et le télécharge. Elle lit les documents dans l'éditeur avec « Ouvrir dans l'éditeur », sans pouvoir les modifier. Elle ne peut ni renommer, ni déplacer, ni mettre à la corbeille, ni ajouter de fichiers, ni partager. « Éditeur » : « Peut modifier et téléverser ». En plus de ce que fait un lecteur, la personne modifie les documents avec « Modifier », renomme les éléments et dépose des fichiers dans un dossier partagé. Elle ne peut pas partager l'élément avec d'autres personnes. « Co-propriétaire » : « Peut modifier et repartager ». La personne a les droits d'un éditeur et peut aussi partager l'élément avec d'autres personnes, changer leur rôle ou leur retirer l'accès. Quel rôle choisir ? Pour diffuser un document terminé : « Lecteur ». Pour travailler à plusieurs sur un document : « Éditeur ». Voir Peut-on modifier un document à plusieurs en même temps ?. Pour qu'une autre personne puisse elle aussi partager l'élément et gérer ses accès : « Co-propriétaire ». Le propriétaire Le « Propriétaire » est la personne à qui appartient l'élément. Il figure toujours en tête de la liste « Personnes ayant accès » : son accès ne peut être ni modifié ni retiré, pas même par un co-propriétaire. Changer le rôle d'une personne Ouvrez la fenêtre de partage : clic droit sur l'élément, puis « Partager ». Si l'élément est déjà partagé, elle s'intitule « Gérer les accès ». Dans « Personnes ayant accès », cliquez sur le rôle affiché à côté de la personne. Choisissez le nouveau rôle, chacun étant décrit en une ligne. Cliquez sur « Enregistrer ». Pour un dossier, le nouveau rôle vaut aussi pour son contenu si vous choisissez « Remplacer » dans la fenêtre « Remplacer les partages personnalisés ? ». Le même menu propose « Retirer » pour supprimer l'accès : voir Comment retirer l'accès à un fichier partagé ?.

Question 14

Puis-je partager avec une personne extérieure à mon organisation ?

Accepted Answer

Oui, si cette personne dispose elle aussi de SMASH Drive, même dans une autre organisation. Sinon, non : le partage est réservé aux utilisateurs de SMASH Drive, et le Drive ne propose pas de lien public. Pour lui transmettre un fichier, envoyez-le-lui par e-mail. Avec une personne qui a SMASH Drive Partagez comme avec un collègue : saisissez son adresse e-mail principale dans la fenêtre de partage, cliquez sur « Inviter », choisissez son rôle, puis « Enregistrer ». Son organisation n'a pas d'importance : elle retrouve l'élément dans « Partagés avec moi », avec les droits que vous lui avez donnés. Voir Comment partager un fichier ou un dossier ?. Avec une adresse extérieure Le partage du Drive ne fonctionne qu'avec un compte SMASH. Si l'adresse saisie n'est l'adresse principale d'aucun compte SMASH (une adresse Gmail, celle d'une autre messagerie, ou un alias), le message « Utilisateur introuvable » s'affiche quand vous cliquez sur « Inviter » : le partage est impossible. Pour un alias, demandez à la personne son adresse principale ; pour une adresse extérieure, envoyez le fichier par e-mail (voir plus bas). Une personne qui a un compte SMASH sans SMASH Drive ne peut pas non plus ouvrir ce que vous lui partagez : l'accès au Drive est attribué par l'administrateur de son organisation. Voir Comment gérer les rôles et l'accès aux services d'un utilisateur ?. Pas de lien public Le Drive ne crée pas de lien de téléchargement ouvert à tous. Le bouton « Copier le lien » donne l'adresse de l'élément dans SMASH Drive : il faut s'être connecté pour l'ouvrir, et seules les personnes qui ont accès à l'élément le voient. Pour un destinataire extérieur : l'e-mail Envoyez-lui le fichier en pièce jointe. Depuis un nouvel e-mail, vous pouvez joindre directement un fichier de votre Drive : voir Comment joindre un fichier du Drive à un e-mail ?. Le destinataire reçoit alors une copie du fichier, et non un accès à votre Drive : les modifications qu'il y apporte restent sur son ordinateur, et celles que vous faites ensuite dans le Drive ne lui parviennent pas. Pour lui transmettre une nouvelle version, envoyez un nouvel e-mail.

Question 15

Comment retirer l'accès à un fichier partagé ?

Accepted Answer

Dans la fenêtre « Gérer les accès », cliquez sur le rôle de la personne puis sur « Retirer » (ou sur « Ne plus partager » pour retirer tout le monde), et terminez par « Enregistrer ». La personne n'est pas prévenue : aucun e-mail ne lui est envoyé. Retirer une personne Retrouvez l'élément : tout ce que vous avez partagé figure dans « Partagés par moi », dans la barre latérale. Faites un clic droit dessus, puis « Partager ». Pour un élément déjà partagé, la fenêtre s'intitule « Gérer les accès » ; le panneau « Détails » de l'élément propose aussi un bouton « Gérer les accès ». Dans « Personnes ayant accès », cliquez sur le rôle affiché à côté de la personne, puis sur « Retirer ». Cliquez sur « Enregistrer ». Tant que vous n'avez pas enregistré, rien ne change : « Annuler » laisse les accès tels qu'ils étaient. Retirer tout le monde Dans la même fenêtre, cliquez sur « Ne plus partager », en bas à gauche, puis sur « Enregistrer ». Seul le propriétaire garde alors l'accès. Le cas d'un dossier Si la fenêtre « Remplacer les partages personnalisés ? » s'affiche après l'enregistrement, choisissez « Remplacer » : le retrait s'applique alors aussi à tout ce que contient le dossier. Avec « Garder les partages actuels », la personne perd l'accès au dossier, mais garde celui des éléments qu'il contient. Si la fenêtre de partage d'un élément affiche « Hérité de » suivi du nom d'un dossier, l'accès vient de ce dossier : retirez la personne depuis le dossier pour que le retrait couvre tout son contenu. Ce que voit la personne Elle ne reçoit aucun message. L'élément disparaît de sa rubrique « Partagés avec moi », et si elle ouvre un lien vers cet élément, elle arrive sur la page « Vous n'avez pas accès à ce fichier », d'où elle peut vous redemander l'accès. La corbeille retire aussi les accès Mettre à la corbeille un élément partagé retire l'accès à toutes les personnes avec qui il était partagé. Si vous le restaurez ensuite, les accès ne reviennent pas : il faut le partager de nouveau. Voir Comment fonctionne la corbeille ?.

Question 16

Où retrouver les fichiers qu'on m'a partagés ?

Accepted Answer

Dans la rubrique « Partagés avec moi », dans la barre latérale du Drive. Tout ce que d'autres utilisateurs de SMASH Drive ont partagé avec vous s'y trouve, quelle que soit leur organisation. La rubrique « Partagés avec moi » À côté de son nom, une pastille compte les éléments partagés avec vous. Elle passe en couleur quand des éléments sont arrivés ou ont changé depuis votre dernière visite, et indique alors leur nombre. Un dossier partagé s'ouvre comme vos propres dossiers, et vous en parcourez le contenu. Si l'on vous partage un fichier rangé dans un dossier, c'est ce dossier qui apparaît dans « Partagés avec moi » : ouvrez-le pour y trouver le fichier. Le panneau « Détails » d'un élément indique qui vous l'a partagé, par exemple « Partagé par Claire Martin ». Tant que rien ne vous a été partagé, la rubrique affiche « Aucun fichier n'a été partagé avec vous ». L'e-mail de partage Si la personne a laissé cochée l'option « Prévenir par email », vous recevez un e-mail intitulé par exemple « Claire Martin vous partage : Contrat.pdf », parfois accompagné d'un message. Son bouton « Ouvrir le fichier » vous mène à « Partagés avec moi ». L'e-mail est rédigé dans la langue de la personne qui partage. Ce que vous pouvez faire Cela dépend du rôle qu'on vous a donné : « Lecteur » pour consulter et télécharger, « Éditeur » pour modifier, « Co-propriétaire » pour modifier et partager à votre tour. Voir Lecteur, Éditeur, Co-propriétaire : quelle différence ?. « Vous n'avez pas accès à ce fichier » Cette page s'affiche quand vous ouvrez le lien d'un élément qui ne vous est pas, ou plus, partagé. Elle indique son propriétaire. Pour obtenir l'accès : Ajoutez si vous le souhaitez un mot dans « Message (optionnel) ». Cliquez sur « Demander l'accès ». Le message « Demande envoyée. » confirme l'envoi. Le propriétaire reçoit un e-mail intitulé, par exemple, « Paul Durand demande l'accès à un fichier ». Son bouton « Ouvrir le fichier » ouvre l'élément dans son Drive, avec la fenêtre de partage déjà ouverte et votre adresse déjà saisie : il lui suffit de cliquer sur « Inviter », de choisir votre rôle, puis d'enregistrer. Il faut disposer de SMASH Drive Pour ouvrir un élément partagé avec vous, votre compte doit avoir accès à SMASH Drive. Si ce n'est pas le cas, demandez-le à l'administrateur de votre organisation : voir Comment gérer les rôles et l'accès aux services d'un utilisateur ?.

Question 17

Le Drive et le Mail sont-ils reliés ?

Accepted Answer

Oui. Depuis SMASH Mail, deux gestes vous évitent de télécharger un fichier pour le redéposer ailleurs : joindre un fichier du Drive à un e-mail, et enregistrer une pièce jointe dans le Drive. Les deux gestes depuis le Mail Joindre un fichier du Drive : dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l'icône du Drive, juste à droite du trombone. Votre destinataire reçoit une copie du fichier en pièce jointe. Voir Comment joindre un fichier du Drive à un e-mail ?. Enregistrer une pièce jointe dans le Drive : cliquez sur l'icône du Drive à côté de la pièce jointe, puis choisissez un dossier. Un document Word, Excel, PowerPoint ou LibreOffice peut aussi s'ouvrir dans l'éditeur une fois enregistré. Voir Comment enregistrer une pièce jointe dans le Drive ?. Ces icônes n'apparaissent que si SMASH Drive est activé pour votre compte : voir Qu'est-ce que SMASH Drive et comment y accéder ?. Les e-mails du Drive partent de votre boîte Le Drive envoie un e-mail en votre nom dans deux cas : quand vous partagez un fichier ou un dossier avec la case « Prévenir par email » cochée (elle l'est par défaut) : les personnes que vous venez d'ajouter sont prévenues ; quand vous cliquez sur « Demander l'accès » devant un fichier qui ne vous est pas ouvert : son propriétaire reçoit votre demande. Dans les deux cas, l'e-mail part de votre propre adresse. Vous le retrouvez dans vos « Envoyés », et votre destinataire le reçoit comme un e-mail ordinaire de votre part, rédigé dans la langue de votre interface. Pour partager un fichier pas à pas : Comment partager un fichier ou un dossier ?.

Question 18

Puis-je utiliser le Drive sur mon téléphone ?

Accepted Answer

Oui. Le Drive s'utilise sur iPhone et Android, depuis le navigateur ou, plus confortablement, depuis l'application SMASH installée sur votre téléphone. L'affichage s'adapte aux petits écrans. Installer l'application SMASH Le Drive fait partie de la même application que SMASH Mail : il n'y a rien d'autre à installer. Pour l'ajouter à votre écran d'accueil, suivez Application web ou Outlook : que choisir ?. L'application s'ouvre sur la messagerie : ouvrez le menu (les trois traits, en haut à gauche), puis touchez l'icône du Drive. Se repérer sur un petit écran Menu (les trois traits, en haut à gauche) : ouvre le volet avec « Mes fichiers », « Favoris », « Récents », « Partagés par moi », « Partagés avec moi », « Corbeille » et la jauge de votre espace. Bouton + (en bas à droite, dans « Mes fichiers » et vos dossiers) : « Déposer des fichiers », « Déposer un dossier », « Nouveau dossier », ou un nouveau « Document », « Tableur » ou « Présentation ». Touchez un dossier pour l'ouvrir, un fichier pour afficher ses « Détails ». Le bouton ⋮ à côté de chaque élément donne toutes ses actions : télécharger, partager, déplacer, renommer… Sélectionner plusieurs éléments Touchez ⋮ sur un élément, puis « Sélectionner ». Touchez ensuite les autres éléments : une barre d'actions permet de les télécharger, de les déplacer, de les partager ou de les mettre à la corbeille en une seule fois. Liste ou grille Sur téléphone, l'affichage se choisit dans les réglages : touchez votre avatar (en haut à droite), puis « Paramètres » ; ouvrez le menu des sections, puis « Apparence » et « Affichage du Drive ». Une connexion internet est nécessaire Le Drive ne fonctionne pas hors ligne : vos fichiers restent sur les serveurs SMASH, pas sur votre téléphone. Pour garder un fichier sur l'appareil, téléchargez-le : voir Comment télécharger un fichier, un dossier ou plusieurs éléments ?.

Question 19

Puis-je synchroniser le Drive avec mon ordinateur ?

Accepted Answer

Pas pour l'instant : il n'existe pas d'application qui recopie le Drive dans un dossier de votre ordinateur. Vous n'en avez pas besoin pour retrouver vos fichiers partout : le Drive est le même sur tous vos appareils. Vos fichiers sont à jour sur tous vos appareils Vos fichiers sont conservés dans le Drive, pas sur un appareil en particulier. Ce que vous déposez, modifiez ou rangez depuis votre ordinateur se retrouve sur votre téléphone, et inversement, dès que vous ouvrez le Drive dans l'application SMASH ou dans votre navigateur. Travailler sur un fichier Un document Word, Excel ou PowerPoint : modifiez-le directement en ligne, sans le télécharger. Vos modifications sont enregistrées dans le Drive. Voir Comment créer et modifier un document Word, Excel ou PowerPoint en ligne ?. Un autre fichier : téléchargez-le, travaillez dessus avec votre logiciel habituel, puis redéposez-le dans le Drive. Voir Comment télécharger un fichier, un dossier ou plusieurs éléments ? et Comment déposer des fichiers ou un dossier entier ?. Attention : un fichier redéposé ne remplace pas l'ancien. Si un fichier du même nom existe déjà dans le dossier, le nouveau est ajouté avec un numéro, par exemple « Rapport-1.pdf » (voir Pourquoi le nom de mon fichier a-t-il changé ?). Mettez ensuite l'ancienne version à la corbeille pour ne pas confondre les deux. Un Drive qui se lance comme un logiciel Installez l'application SMASH sur votre ordinateur : elle s'ouvre dans sa propre fenêtre, avec son icône dans le Dock ou le menu Démarrer, et vous donne accès au Drive comme à la messagerie. La marche à suivre est décrite dans Application web ou Outlook : que choisir ?.